Termin

PROFESJONALNA ORGANIZACJA BIURA

Termin: 09-10 wrzesień 2010  (czwartek, piątek) 

w godz. 10.00-16.00

Miejsce

Kraków,

Prowadzący

Certyfikowany trener biznesu i doradca personalny. Praktyk przez wiele lat pracujący na stanowisku office managera, zarządzający procesami administracyjno-personalnymi i zespołami pracowników biurowych, doskonale znający specyfikę pracy w sekretariacie.

Uczestnicy

Na szkolenie zapraszamy zarówno osoby pracujące na stanowisku asystentki - sekretarki, które chcą podnieść swoje kwalifikacje zawodowe, jak również osoby planujące rozpocząć pracę na tym stanowisku. Szkolenie to polecamy również osobom, które na codzień zajmują się m.in. obsługą biura.

Metodyka

Zajęcia prowadzone są technikami warsztatowymi - wszystkie przekazywane treści merytoryczne ćwiczone są na rzeczywistych sytuacjach mogacych zaistnieć w pracy uczestników. Dzięki takiej formule, znacznie wzrasta aktywność i zaangażowanie uczestników. Osadzanie ćwiczeń w realiach pracy uczestników, powoduje że przekazywana wiedza przekłada się bezpośrednio na poprawę efektów pracy. Podczas szkolenia wykorzystywane zostaną następujące techniki: analiza przypadku, scenki i symulacje z obserwatorem, moderowana dyskusja, praca w grupach, miniwykład.

Cena

PROMOCYJNA CENA SZKOLENIA - zgłaszając się teraz na szkolenie zapłacisz jedynie 625 zł brutto za dwudniowy trening (poprzednia cena szkolenia -995 zł).

• koszt treningu,
• koszt materiałów szkoleniowych,
• lunch,
• przerwy kawowe.

Program

BLOK - PROFESJONALNA ORGANIZACJA BIURA

I. Rola asystentki/sekretarka w firmie - prawda i mity
a) Jak powinno nazywać się moje stanowisko - podział stanowisk ze względu na zakres obowiązków

II. Zarządzanie dokumentacją w firmie
a) Rodzaje dokumentów w firmie
b) Zarządzanie korespondencją przychodzącą w firmie

• prezentacja istniejących systemów zarządzania dokumentacją,
• instrukcja kancelaryjna - indywidualna pomoc w ustaleniu najlepszego systemu z uwzględnieniem specyfiki firmy,
  
• zasady przyjmowania, znakowania i dekretacji korespondencji.

c) Tworzenie korespondencji wychodzącej

• rodzaje pism wychodzących ze względu na ich zawartość i charakter,
• graficzne zasady tworzenia dokumentów firmowych,
  
• merytoryczne zasady tworzenia dokumentów z uwzglednieniem specyfiki firmy, treści i przeznaczenia dokumentu,
• sposób ewidencjonowania korespondencji przeznaczonej do wysyłki.
  

d) Archiwizacja dokumentów

• wymogi prawne związane z czasem przechowywania dokumentacji kadrowej i finansowej,
• zasady archiwizacji dokumentów w firmie.
  

e) Wykorzystywanie poczty email do przesyłania korespondencji biznesowej:

• zasady tworzenia emaili firmowych,
• netykieta.

III. Współpraca z szefem
a) Prowadzenie kalendarza przełożonego
b) Organizacja wyjazdów służbowych

IV. Profesjonalne zachowanie w kontaktach biznesowych - sekretariat wizytówką firmy
a) przyjmowanie gości w firmie (m.in. dobór pomieszczeń, dekoracja, ustalanie menu),
b) organizacja przyjęć biznesowych poza siedzibą firmy(m.in. wybór lokalu, rozmowy podczas spotkania, regulowanie rachunku),
c) prowadzenie rozmów telefonicznych (komunikacja przez telefon, telefoniczny savoir-vivre, rozmowy przychodzące i wychodzące, trudne sytuacje w rozmowach przez telefon).

V. Definicja savoir vivre, najważniejsze zasady
a) normy obyczajowe,
b) ogólne zasady dobrego wychowania.

VI. Savoir vivre w obsłudze klienta
a) przywitanie, pierwszy kontakt osobisty z klientem
b) pożegnanie klienta

VII. Jak reagować na gafy, nietaktowne pytania, przejęzyczenia i inne sytuacje nietypowe

Rezultaty

Zdobyta podczas szkolenia wiedza i umiejętności pozwolą uczestnikom:

• udoskonalić umiejętność organizacji zebrań, konferencji, spotkań,
• podnieść skuteczności organizacji podróży służbowych,
• skutecznie organizować i kontrolować pracę z dokumentami
• wypracować standardy tworzenia biznesowej korespondencji i e-korespondencji

Uwagi

Szkolenie może zostać zrealizowane jako szkolenie zamknięte (w firmowym gronie) w miejscu i terminie wskazanym przez Zleceniodawcę.

Formularz zgłoszeniowy

Zgłoś się na to szkolenie